Privacy is een groot goed

Je hebt waarschijnlijk al tig nieuwsbrieven in je inbox gehad met info over de nieuwe wet (AVG of ook wel GDPR). Kijk op Twitter en LinkedIn, je vindt er overal informatie over.

Logisch, want vanaf 25 mei wordt de privcay aangescherpt. Ondernemers zoals jij en ik zijn verwerkingsverantwoordelijken. We moeten een aantal dingen doen om onze verantwoordelijkheid voor de persoonsgegevens die we verwerken te nemen. Terecht, als je het mij vraagt. Privacy is een groot goed. 

Te vaak worden gegevens verzameld die niet relevant zijn. Ze worden verzameld ‘voor de heb’ of zijn ‘handig voor ooit’. Te vaak worden gegevens onzorgvuldig opgeslagen en behandeld. 

In het afgelopen jaar ben ik bijvoorbeeld al 3 x bij een datalek betrokken geweest. Van de week nog. Toen ik een email kreeg van een ziekenhuis. Voor ‘mijn’ jaarlijkse controle. De mail was bestemd voor een andere M. van Kempen, met een andere geboortedatum. Maar door een typefout in mijn inbox terecht gekomen.

Veel goeie informatie

Ik heb besloten je niet de wet uit te gaan leggen. Ik ga je ook niet precies vertellen wat je allemaal moet doen (alhoewel ik dat hier toch deed). Collega’s hebben daarover al heel goeie dingen geschreven. 

Bijvoorbeeld deze uitleg over wat er in de verplichte privacyverklaring voor je site moet staan. (wil je een privacyverklaring láten maken, dan kan ik je Charlotte Meindersma aanbevelen)> https://www.charlotteslaw.nl/2018/01/is-privacyverklaring-al-avg-gdpr-ready/

Bijvoorbeeld deze uitleg over wat je moet doen als je mailchimp voor je nieuwsbrief en google analytics voor je website gebruikt >> https://nicklink.nl/2018/02/28/gdpr-en-avg-bij-nieuwsbrief-mailchimp-en-google-analytics/

Hernieuwde toestemming voor je nieuwsbrief

Wat ik je hier wel ga uitleggen is hoe je te werk gaat als op jouw nieuwsbrieflijst lezers staan waarvan je geen toestemming hebt vastgelegd. Je mag immers alleen iemand mailen als die persoon expliciet heeft aangegeven jouw bericht te willen ontvangen. Bovendien moet duidelijk zijn omschreven voor welk doel je het emailadres gebruikt. 

Heb je dat eerder niet zorgvuldig genoeg geregeld, bijvoorbeeld omdat je hen handmatig hebt toegevoegd, dan is het nu tijd dit recht te trekken. Je hebt een hernieuwde opt-in nodig zodat overduidelijk is dat je toestemming hebt.

Hoe regel je die nieuwe opt-in?

Je regelt een nieuwe opt-in via email.

Je stuurt je lezer een bericht met verzoek om een hernieuwde bevestiging dat ze je nieuwsbrief willen lezen.

Antwoorden ze positief? Bewaar hun antwoord dan zorgvuldig. Willen ze niet meer op je lijst? Verwijder dan alle gegevens die je van hen hebt. In een nieuwsbriefprogramma wordt deze administratie automatisch geregeld.

Hernieuwde opt-in en mailchimp

Werk je al met een nieuwsbriefprogramma? Bijvoorbeeld Mailchimp? 

Dan is heb je 2 opties als je de toestemming van je lezers alsnog wilt vastleggen.

Optie 1

Maak gebruik van de GPDR-functie die Mailchimp heeft toegevoegd aan je lijst. Hier zie je een video van een collega, met hoe dat werkt.

In een nieuwe nieuwsbrief vraag je lezers een keuze te maken en te bevestigen dat ze je toestemming geven. Via een mergecode laat je hen de gegevens die je van hen hebt, en ook het keuzeveld dat je nieuw hebt gemaakt, zien.

De mergecode is

*|UPDATE_PROFILE|*

Die mergecode kun je in een link zetten, maar bijvoorbeeld ook in een knop verwerken. Knoppen worden sneller gezien en makkelijker geklikt dan een tekstlink.

Als lezers erop klikken kunnen ze zien welke gegevens jij van hen hebt geregistreerd. Ze kunnen die aanpassen en hun toestemming geven middels een vinkje.

Als je lezers hun keuze hebben gemaakt is het nodig dat je de mensen die niet geklikt hebben of ‘nee’ hebben geklikt, handmatig verwijdert. Doe dat in ieder geval voordat je je volgende nieuwsbrief uit gaat sturen. Of maak daar bovenop een segment aan als je het zekere voor t onzekere wilt nemen.

En nee, deze methode is niet helemaal waterdicht. 

Maar wel heel vriendelijk. Want het vergt weinig werk van zowel de lezers die zich uit willen schrijven, als de lezers die juist wel op je lijst willen blijven. 

Zet géén uitschrijfknop in je nieuwsbrief. Als mailchimp een verhoogde uitschrijving meet, vermoeden ze dat je hebt lopen spammen. Ze klappen dan je account dicht en kun je niet meer bij je gegevens.

Optie 2

Wil je wel een waterdichte methode? 

Maak dan een mail (buiten je nieuwsbriefsysteem om, want die kan zoals gezegd gaan flippen bij teveel uitschrijvingen) met daarin de link naar het inschrijfformulier voor een compleet nieuwe lijst.

Je verwijdert, na het uitsturen van die email,  je bestaande lijst en alle bestaande adressen en begint helemaal opnieuw.

Zet vooral de emailadressen die je gebruikt in BCC. Zodoende heb je niet direct al een datalek veroorzaakt.

Het is de toon die de muziek maakt

Oke, dat is hoe je het technisch doet, maar hoe schrijf je zo’n mail? Wat moet er minimaal in en hoe zorg je dat het ook prettig te lezen is?

Beschrijf sowieso duidelijk welke stappen de lezer moet nemen om op de lijst te blijven. Vertel ook dat het altijd mogelijk is je later uit te schrijven.

Zit deze mail als een mooi moment om opnieuw na te denken over je nieuwsbrief. Wat is de essentie? Waarom stuur je deze eigenlijk? Waar zit de waarde voor je ontvanger? Weet je nog voldoende wie je lezers zijn en waar ze op zitten te wachten? Hoe vaak wil je hen van dienst zijn?

Zodra je dat helder hebt, vermeld je precies dát in je mail. Mogelijk met direct een voorbeeld van die waarde. Bijvoorbeeld een link naar een recent bericht op je blog.

Behalve inhoudelijke waarde, kun je ook entertainment bieden. Vertel iets vermakelijks. Laat je recente werk zien. Vertel hoe dat tot stand is gekomen.

En misschien nog wel t allerslimste om te doen, laat jezelf zien in die mail. Een foto met uitleg, of misschien zelfs een video.

Zooo belangrijk voor ons als zelfstandigen, om onze kop te laten zien. (ook als het eng is….)

Voorkom dat het net zo saai bericht wordt als de oproep van de belastingdienst om je btw-aangifte te doen. Schrijf zoals je spreekt. Dan ‘horen’ je lezers jou door je teksten heen.

Dit is een prettig voorbeeld dat ik toegestuurd kreeg van een collega.

Gedoe

Het is even gedoe (en als je dan toch bezig bent, doe dan ook meteen het noodzakelijke voor je website), maar zodra je het goed in gericht hebt, heb je er geen omkijken meer naar.

Toi toi toi

Heb je er hulp bij nodig?

Als je wilt help ik je met de instellingen in Mailchimp. Dat kan bijvoorbeeld op basis van een strippenkaart.