Mijn inbox is leeg.

Dat is vaker zo. Liefst elke dag. Het laten oplopen tot 20, 100 of 500 ‘belangrijke’ mailtjes dat doe ik niet meer. Want ik heb nu een systeem.

Een systeem dat zorgt dat ik overzicht heb en de leiding heb over mijn mail. Ik word niet meer geleid door mijn inbox.

Hoe krijg je je inbox leeg?

Het systeem voor een lege inbox zit als volgt in elkaar:

Ik heb één to-do lijst. Die zit goed in elkaar. Dat leerde ik van Patty Golsteijn.

Alles (ja alles!) wat ik wil doen, staat op die lijst.

Die lijst is digitaal en staat in het systeem Remember the Milk. Ik heb het onderverdeeld in categorieën. In mijn lijst ‘klanten’ staan de afspraken die ik met klanten heb gemaakt. Ook als ik beloofd heb over 3 maanden een ‘stok achter de deur’ voor ze te zijn. Dus in mijn ‘thuis’ lijst staat dat ik de hond moet ontwormen met elk kwartaal die melding. In mijn ‘werk’ lijst staat dat ik mijn LinkedIn profiel op wil knappen. In mijn ‘marketing’ lijst dat ik mijn blogs nog eens netjes op Pinterest wil pinnen. Elke taak heeft ook een deadline en zo zie ik per dag wat ik wil doen.

‘Wat heeft dit met je e-mail te maken Maai?’

Nou alles.

Voorheen opende ik mijn mail en begon ik te werken aan het mailtje met de meest prangende vraag. Ik hopte van het ene mailtje naar het andere en de uren vlogen door mijn vingers. Een paar uur geconcentreerd aan een project werken, was een hels karwei als er steeds mailtjes binnen kwamen die urgenter leken.

Nu open ik mijn mailbox. Pak ik een mailtje. Lees ik het. Besluit ik of ik het direct beantwoord, bewaar of delete. Kan ik niet kiezen uit 1 van die 3, dat gaat het op mijn to-do lijst en file ik het mailtje tijdelijk in de map *DOEN*. Als ik al m’n mail op die manier heb doorgelopen, gooi ik mijn inbox dicht en pak ik mijn takenlijst erbij.

Via die lijst bepaal ik vervolgens hoe mijn dag eruit gaat zien. Niet mijn mailbox.